楽天市場の受注管理について

楽天市場のRMS

楽天市場にはRMSと呼ばれる4つのシステムがあります。それぞれのシステムは店舗構築機能(R-Storefront)、受注管理機能(R-Backoffice)、メール送信機能(R-mail)、アクセス解析機能(R-Karte)と呼ばれ、個人事業主から有名な大企業まで、出店するすべての店舗様が同じ受注管理システムを利用し楽天市場におけるショップ運営に励んでいます。

このページでは楽天市場における受注管理についてR-Backofficeをもとにご説明いたします。

受注管理システム(R-Backoffice)

R-Backofficeのトップ画面は

①受注管理
②受付・資料請求管理

の大きく2つに分けられています。

ネットショップ運営経験者がいないお店の場合、初めての受注が入ると嬉しい反面、対応方法に不安を抱えてしまいがちです。したがって最初にR-Backofficeを用いた基本的な受注の流れについて理解していきましょう。

新規の受注を受けてまず先にすべきは①受注管理にある「新規受付一覧」ボタンをクリックすることです(受注管理画面の右上に大きく表示されています。)

遷移先のページでは、受注から商品の発送、代金の決済までの一連のプロセスの中で各受注がどのような状態であるかステータスごとに管理されており、対応に漏れが生じないようにチェックすることができます。

もちろん注文を希望の条件に合わせて絞り込むことも可能で、ある期間に買われた特定の商品の絞り込みや、配送方法やお支払い方法による詳細の絞り込みも可能です。

そして一覧から該当の注文を特定することができたら、左列にある受注番号をクリックします。そこで初めて注文内容の詳細を確認できます。

確認後、必要に応じて修正や注文のお礼メール(楽天市場ではサンクスメールと呼ばれています)を送信します。お客様に無事ご注文できていますよというメールを送り感謝を伝えることは大きな安心感に繋がります。

その後(もしくは同時に)お客様からの入金が確認出来次第、商品発送の手配をし、発送完了メールを送信し対応が完了します。

ここでは割愛しますが、お買い上げ以降のご状況確認や、新商品のご紹介、SALE等のご案内はR-mailという機能を用いて行うことができます。

以上が簡単な受注管理の流れとシステムのご紹介となります。

他にも受注データをCSV形式でダウンロードし自社のシステムに入れることや、オークション受付管理、資料請求管理、再入荷お知らせリスト管理な便利な機能が利用できます。

複数ストア運営の際に必須な受注管理システム

基本的には上記の内容に従い処理すればOKなのですが、大規模な店舗様や、複数ショップ運営に慣れない店舗様は対応が追いつかずパンクしてしまうケースがあります。また、Yahoo!ショッピングストアやAmazon、Wowma!、Qoo10、ポンパレモールなどの複数のネットショップを運営しそれぞれの受注管理対応をしている場合もあるでしょう。

ネットでの売上を伸ばしていきたい店舗様ほど、それらのケースで生じがちな手間やトラブルについてもしっかりと把握する必要があります。

大量の注文の中で埋もれてしまったり、手間のかかる対応として

①住所の不備
②ブラックリストに載っているユーザーからの注文
③離島のお客様からのご注文
④追跡番号や問い合わせ番号の通知メール
⑤メール便などの判定

などがあげられます。

楽天市場だけの対応でよければ手間を偲んで専任の担当者が1件ずつ対応することも不可能ではありませんが、複数のネットショップを運営している場合、上記の項目のすべてをチェック漏れなく対応することは現実的ではありません。

もちろんこれは楽天市場の受注管理機能R-Backofficeのシステムの問題ではなく、複数ネットショップ運営にかかる手間や労力から生じる課題です。

そしてもし仮に、ネットショップ受注管理経験者を雇用し上記の問題を解消したいと考えた場合、大きな問題に直面します。

そもそも経験者がなかなかおらず、転職市場においては給料は高騰を続けているため最低でも年収360万円は必要となってきています。また、担当者の退職リスクや本当に受注管理対応ができるかどうかの不明瞭な問題があります。さらに転職サイトを使えば、年収の約30%を採用成果報酬費用として支払わないといけません。

システムによる受注の一元管理

お気付きの方も多いと思いますが、それらを効率よく解消するための方法は人材雇用ではなく、一つのシステムによる一元管理をすることです。

大きな売上を上げているほとんどの店舗様は、楽天市場の受注APIに対応しているネクストエンジンやCROSS MALLなどの一元管理システムを利用し、受注管理に伴う無駄な人件費や作業時間の問題を解消しているのです。

もちろんこれらのツールは受注管理だけでなく、メールの送信や在庫連動のシステムも一元管理できるため店舗運営に関する多くのストレスを解消できます。

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